Auch für Arztpraxen gilt: Ein gut arbeitendes Team benötigt ständige Pflege. Teamentwicklung ist daher ein stetiger Prozess, den der Praxisinhaber positiv beeinflussen und aktiv steuern kann.

Teamentwicklungsmaßnahmen sollen die Zusammenarbeit eines Teams optimieren und die Effektivität steigern. Der besondere Nutzen liegt darin, dass keine neuen Ressourcen benötigt werden, sondern vorhandene verbessert und ausgeschöpft werden können.

Aufgabenstrukturen sind oft komplex und vernetzt. Personen, Teams und Prozesse sind Teile eines Gesamtsystems, die an einem Problem beteiligt sind und aufeinander wirken. Ein Problem darf daher nie isoliert betrachtet werden. Es braucht gerade beim Praxisinhaber ein Bewusstsein für die unterschiedlichen Wahrnehmungen von Personen – konkret von seinen AssistentInnen. Wahrnehmung beruht auf individuellen Vorstellungen, Erfahrungen und Erlebnissen. Machen Sie als Praxisinhaber sich und Ihrem Team also klar: Überall, wo Menschen agieren, menschelt es!

Teamentwicklungsmaßnahmen und Coaching
Es gibt viele Ziele, die durch Teamentwicklungsmaßnahmen erreicht werden können (siehe Kasten). Insgesamt steht die Entwicklung der Lösungskompetenz einzelner Teammitglieder im Mittelpunkt.

Wichtig ist die Einsicht, dass gut arbeitende Teams, Pflege benötigen. Daher sollte Teamcoaching als Prozess, nicht als Intervention verstanden werden. Denn es ist leichter, Stärken weiterzuentwickeln, statt Schwächen zu beseitigen.

Teamentwicklungs-Maßnahmen bestehen zumeist aus der Analyse der aktuellen Ist-Situation und deren Aufarbeitung. Der Mehrwert von Teamentwicklungsmaßnahmen liegt bei neuen Teams in einem guten Start in die gemeinsame Arbeit – es können gemeinsame Ziele, Regeln und Strategien von Beginn an festgelegt werden.

Bei bestehenden Teams liegt der Nutzen in der Anpassung von Zielen und Maßnahmen an aktuelle Gegebenheiten; dadurch können Konflikte gelöst und die Motivation der Mitglieder gesteigert werden. Die Führungskraft als Teamentwickler sollte dabei kompetent und angemessen auf unvorhergesehene Situationen reagieren können. Es gibt nämlich Anlässe für besondere Maßnahmen:

• Umstrukturierung der Praxis
• Weggang eines Teammitglieds
• Ausweitung des Serviceangebots der Praxis
• Konflikte zwischen Teammitgliedern

Treten Probleme im Team auf und ist eine gute Zusammenarbeit nicht mehr gewährleistet, so hilft es dem Praxisinhaber am schnellsten weiter, wenn er einen objektiven, externen Berater (einen Coach) beauftragt, der ihn bei der Teamentwicklung unterstützt: Coaching bezeichnet die Entwicklung und Umsetzung persönlicher oder beruflicher Ziele und der dazu notwendigen Kompetenzen. Es sollte sich nach der individuellen Persönlichkeit des Coachees (Klienten) und seinen Fähigkeiten richten sowie einen Prozess der Selbstreflexion und Selbststeuerung anstoßen. Coaching unterscheidet sich von der Beratung in der Lösungsfindung: Der Coachee soll die Lösung selbst finden, bei der Beratung gibt der Berater die Lösung vor.

Ziele von Teamentwicklungsmaßnahmen

• Verbesserte Kommunikation der Teammitglieder
• Wir-Gefühl stärken
• Klarheit bzgl. Aufgaben und Verantwortungsbereiche der Teammitglieder
• Besseres Verständnis für die Rollen der einzelnen Teammitglieder.
• Besseres Verständnis für die Besonderheit der Zusammensetzung des Teams und die eigene Rolle im Unternehmen.
• Besseres Verständnis für gruppendynamische Prozesse innerhalb der Teamarbeit
• Lösungen für Probleme auf Sach- und Beziehungsebene finden.
• Konflikte konstruktiv begreifen und Kritik als Chance nutzen.
• Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern stärken und Wettbewerb zwischen einzelnen verringern.

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Die zukünftige Entwicklung einer Arztpraxis bewegt Sie als PraxisinhaberIn– aber ebenso sehr auch Ihre Assistentin(nen). Damit verbunden stellt sich für selbige die Frage:
Was ist meine Rolle bei der Gestaltung der Zukunft?

Wenn Ärzte neue Pläne für die Zukunft Ihrer Ordination schmieden, binden sie oft ihre Assistentinnen nicht oder zu wenig in den Planungsprozess ein. Wenn sie schließlich ihre Pläne darlegen ernten sie oft fragende oder staunende Gesichter. Was oft fehlt, ist das darüberstehende Zukunftsbild für die Arztpraxis, in dem Klarheit herrscht:

• Wo stehen wir derzeit?
• Wo wollen wir hin?
• Wie wollen wir das erreichen?  

Diese Fragen gilt es auf einer Seite in einem attraktiven Zukunftsbild zusammen zu fassen. Wenn dieses Zukunftsbild überzeugend vom Praxisinhaber vertreten wird, so kann das erstaunliche Kräfte und Potenziale in der Organisation mobilisieren!

Es lohnt sich also, Zeit für die Formulierung der angestrebten Ziele zu investieren.
Die darauf aufbauende Strategie kann dann immer wieder auf dieses Zukunftsbild als Orientierung zurückgreifen. Das Ziel vor Augen, lassen sich auch Entscheidungen im Hier und Jetzt leichter fällen.

Mögliche Inhalte eines Zukunftsbildes
Es gibt einige Themenbereiche, die für die Zusammenfassung in einem Zukunftsbild für Ihre Praxis wichtig sind. Für jeden Bereich kann man Fragen formulieren, die dazu anregen, klare und prägnante Aussagen zu formulieren. In der Folge sind ein paar derartige Fragen als Beispiele angeführt, die natürlich nicht alle für Ihr Unternehmen Arztpraxis passend sind – sammeln Sie das, was Ihnen konkret wichtig erscheint.

Wenn Sie die für Sie relevanten Fragen festgelegt haben, formulieren sie eventuell einen kurzen Leitsatz, der Ihre Praxis treffend charakterisiert.

Die Zukunft der Praxis: Wer sind wir in sieben Jahren?
Dabei tauchen z.B. folgende Fragen auf: Für welche Region, welchen Markt sind wir tätig? Wofür sind wir die Spezialisten? Was ist unser Kernkompetenz? Wen wollen wir in dieser Region konkret ansprechen? Wie sind wir dort präsent, mit welcher Struktur? Gibt es Projekte, Aktionen etc. in dieser Region, die wir unterstützen möchten? Und vor allem: Wodurch zeigt sich unsere Einzigartigkeit?

Die Praxis als Dienstleister: Wer sind wir für unsere Patienten?
Welche Leistungen wollen wir unseren Patienten bieten? Welche Form haben die Beziehungen zu unseren Patienten (Online, persönlicher Kontakt, ...)? Wie verhalten wir uns im Umgang mit ihnen? Welches Bild geben wir ab – eventuell auch in der Freizeit?

Wie zeigt sich unsere Professionalität?
Woran erkennen die Patienten unsere Qualität und wie sorgen wir für Qualität unserer (Dienst-)Leistungen? Wie entwickeln wir uns selbst weiter? Eventuell auch: Was tun wir nicht (welche Leistungen wollen wir gar nicht anbieten) und warum?

Das Team: Wie gehen wir miteinander um?
Was zeichnet uns als Team aus?  Welche Kommunikationskultur pflegen wir? Welchen Wert hat bei uns der einzelne Mitarbeiter? Wie entwickeln wir uns, sind wir ein lernendes Unternehmen?

Die Praxis als Unternehmen
Welche Kennzahlen streben wir an (Patienten, Umsatz,…)? Welche Netzwerke bauen wir auf oder pflegen wir? Wie wollen wir unsere Beziehungen zu Mitbewerbern gestalten?

Die Formulierung eines solchen Zukunftsbildes kann auch im Rahmen eines Teamworkshops
erarbeitet werden. So geht’s einfacher und schneller und der Spaßfaktor und das Teambuilding kommen auch nicht zu kurz: Das Ergebnis ist ein klar formuliertes Bild Ihrer Praxis, mit dem sich das gesamte Team identifizieren kann.

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Die Zeit vergeht wie im Flug! Kaum hat das Jahr angefangen, steht auch schon wieder Weihnachten vor der Tür. Umso wichtiger ist es, dazwischen immer wieder einmal bewusst inne zu halten und Bilanz zu ziehen.

Was hat sich im letzten (Halb-)Jahr bei mir getan? Habe ich das, was ich mir vorgenommen habe, erreicht – persönlich, privat, beruflich, unternehmerisch, gesundheitlich? Was hat mich davon abgehalten? Was treibt mich an, was lässt mich zögern? Passen meine bisherigen Ziele überhaupt noch? Oder weiß ich selbst gar nicht so richtig, was ich will und wo die Reise hingehen soll?

Manchmal braucht es einfach eine kleine (oder auch größere) Kurskorrektur. Je mehr Klarheit wir in den unterschiedlichen Lebensbereichen haben, umso schneller und leichter erreichen wir meist auch unsere Ziele. Grund genug also, sich in regelmäßigen Abständen einmal mit dem eigenen Leben zu beschäftigen. Nachfolgende zehn Punkte helfen dabei, trotz altem Trott einen neuen Weg zu finden – für rundum mehr Erfolg.

1. Eine Vision haben
   Eine konkrete Vision vom Leben in fünf, zehn oder 20 Jahren – das unterscheidet einen Erfolgsmenschen vom “Otto-Normal-Verbraucher”. Haben Sie eine Vision? Wir alle streben nach einem glücklichen, erfüllten Leben voller Spaß, Freude, Abenteuer, Lachen, Liebe, Reichtum und Gesundheit. Doch im Alltag verlieren wir diese Dinge leider viel zu schnell aus den Augen.
   
   
2. Bauen Sie auf Ihre Stärken
   Jeder Mensch hat einzigartige Charaktereigenschaften und Stärken, die so kein anderer hat. Leider konzentrieren sich die meisten Menschen eher auf ihre Schwächen als auf ihre Stärken. Bereits in der Schule wird nach Fehlern gesucht, die rot angestrichen und so ganz besonders hervorgehoben werden. Das Fatale dabei ist, dass wir ständig versuchen, diese Fehler irgendwie auszubügeln, anstatt uns auf die eigenen Stärken zu konzentrieren. Manche treiben dieses Spiel so lange, bis sie überhaupt nicht mehr wissen, was sie eigentlich überhaupt können. Denken Sie deshalb daran: Niemand kann in ALLEN Bereichen ein Genie sein, aber jeder kann ein Genie sein, wenn er auf seine Stärken baut!
   
   
3. Das “W” ist wichtiger als das “Wie”
   Die meisten Menschen glauben daran, dass man für Erfolg hart arbeiten muss. Man müsse sich nur genügend anstrengen, genügend dafür tun, viel Zeit investieren – dann stellt er sich schon ein. Dass man mit Fleiß Erfolge produzieren kann, ist durchaus richtig. Doch haben die meisten irgendwann die Nase voll von 12-Stunden-Arbeitstagen, wenig Urlaub und kein Familienleben. Irgendwann fehlt einfach Freiraum für Inspiration, Antrieb, Motivation und Spaß an der Arbeit. Deshalb plädieren wir immer wieder für die richtige Zielsetzung: WAS wollen Sie erreichen? In ALLEN Lebensbereichen. Das „WAS“ ist in jedem Fall wichtiger als das “WIE”, sprich “Was will ich wirklich?”. Häufig ist es so, dass sich dann das “Wie” von ganz alleine einstellt.
   
   
4. Ziele visuell darstellen
   Wenn Sie sich im Klaren darüber sind, WAS Sie erreichen wollen – kurz-, mittel- und langfristig – sollten Sie diese Ziele auch greifbar machen. Eine Zielecollage beispielsweise spricht Ihre rechte Gehirnhälfte an, weil diese u. a. in Bildern denkt.
   
   
5. Sorgen Sie bei für SSV
   Machen Sie sich Gedanken, wie Sie bei Ihren Patienten für mehr Sympathie, Sicherheit und Vertrauen sorgen können. Wie können Sie dem Patienten ein gutes Gefühl vermitteln? Was hilft in der Kommunikation, um sich auf einer Ebene mit dem Patienten zu bewegen? Wie können Sie sich von Mitbewerbern abheben? All das sind Fragen, mit denen Sie sich auseinandersetzen sollten.
   
   
6. Decken Sie Ihre Zeiträuber auf
   Fragen Sie sich an manchen Abenden auch, wo Ihre Zeit geblieben ist? Kennen Sie das Gefühl, dass Sie zwar viel gearbeitet haben, aber nichts von Bedeutung? Um Ihre Ziele zu erreichen, sollten Sie damit beginnen, Ihre Zeiträuber zu eliminieren. Decken Sie Ihre Zeitfresser auf und reduzieren Sie diese! Somit haben Sie wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge!
   
   
7. Lernen Sie, wie Sie sich richtig Prioritäten setzen!
   Prioritäten sollten Sie ganz klar auf Ihre Ziele abstimmen. A-Prioritäten sind ausschließlich solche, die Sie direkt Ihrem Ziel näher bringen und die nur Sie allein erledigen können. Das ist das Wichtigste bei der Prioritäten- und Zeitplanung.
   
   
8. Was macht Sie glücklich?
   Glück liegt nicht darin, ständig auf der Suche zu sein nach etwas Neuem, Größerem oder Besserem. Das wahre Glück finden Sie allein in sich. Lernen Sie Ihre Bedürfnisse immer besser kennen und verstehen! Meistens übersehen wir die vielen kleinen Glücksmomente des Alltags, dabei machen es oft gerade die aus, die unser Leben bereichern und erfüllen. Schreiben Sie Tagebuch oder machen Sie sich am Abend eine Liste mit den noch so kleinen Glücksmomenten des Tages. Sie werden sehen: Das, worauf Sie sich konzentrieren – das Glück –, wird wachsen.
   
   
9. „Kopfkino“ mindestens dreimal täglich
   Impfen Sie Ihr Unterbewusstsein so oft es geht mit positiven Bildern Ihrer Ziele. Visualisieren Sie immer wieder, mindestens jedoch dreimal am Tag für 10 Minuten und Ihr Unterbewusstsein glaubt dieses neue Bild.
   
   
10. Nutzen Sie die Macht Ihrer Gedanken
    Ihre Gedanken sind ein sehr machtvolles Werkzeug, wahrscheinlich sogar das machtvollste, das Sie besitzen. Denn Ihre Gedanken haben die Macht Gestalt anzunehmen. Ihr Ziel sollte es sein, Ihre Aufmerksamkeit auf das Positive, auf all das Schöne in Ihrem Leben zu richten. Denn das, worauf Sie sich konzentrieren, wird sich in Zukunft bei Ihnen verstärken.
    _{(Quelle. Jürgen Heinrich)}

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Eine der am häufigsten gestellten Fragen an unseren Support, hat keinen technischen, sondern einen buchhalterischen bzw. rechtlichen Hintergrund. Es ist die Frage nach dem Unterschied zwischen einem Zahlungsbeleg und einer Rechnung sei. Eine unscheinbare Frage, die jedoch alles andere als trivial ist. In diesem Artikel behandle ich daher – unter Anderem – folgende Punkte:

• Muss ich als Arzt immer eine Rechnung ausstellen?
• Wann bekommt mein Patient einen Zahlungsbeleg ausgehändigt?
• Kann der Beleg auch zur Kostenrückerstattung bei der Krankenversicherung eingereicht werden?

Rechnung ≠ Beleg

Das Wichtigste gleich vorweg: Eine Rechnung ist kein Beleg und umgekehrt. Im Alltag werden die beiden Begriffe leider oft falsch verwendet oder auch verwechselt. Sehen wir uns den Unterschied im Detail an:

Rechnung (bzw. Honorarnote)

In Österreich unterliegen Rechnungen dem Umsatzsteuergesetz^[1] und werden vom Dienstleister (zB von Ihnen als Arzt) über die erbrachten Leistungen ausgestellt, bevor der Patient dafür bezahlt. Rechnungen müssen dabei folgende Merkmale aufweisen:

Rechnungen bis 400 € (inkl. USt.):

• Name und Anschrift des Leistenden
• Beschreibung der Leistung (Art und Umfang/Menge)
• Ausstellungsdatum und Tag bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
• Entgelt der Leistung inkl. Umsatzsteuer
• Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung (aufgrund der Umsatzsteuerrichtlinien 2000^[2] speziell für Ärzte und Therapeuten)

Rechnung ab 400 € (inkl. USt.) zusätzlich:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuerbetrag (enthaltene Umsatzsteuer)
• UID Nummer des Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Unser Praxis Tipp: Weniger Probleme bei der Rückerstattung durch die Krankenkasse

Die Rechnung wird von Ihrem Patienten bei der Krankenkasse zum Zwecke der Rückerstattung eingereicht. Ihre Patienten werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie im Vorfeld folgende zwei Punkte berücksichtigen:

1. Manche Krankenkassen verlangen eine kurze Diagnose auf der Rechnung.
   
2. Der Vermerk “Betrag dankend erhalten” auf der Rechnung führt dazu, dass Ihr Patient die erfolgte Bezahlung gegenüber der Krankenkasse nicht “beweisen” muss. Oft werden hier Belege oder Überweisungsbestätigungen angefordert, was den Prozess der Rückerstattung unnötig in die Länge zieht.

Zahlungsbeleg = Beleg = Kassenbon = Quittung

Viele Namen – gleiche Bedeutung. Ein Zahlungsbeleg ist die Bestätigung einer Barzahlung. Der Begriff Barzahlung ist hierbei leider irreführend. So fällt in diese Kategorie nicht nur die Bezahlung mit Bargeld, sondern auch per Bankomat- oder Kreditkarte. Für eine in dieser Form bezahlte Leistung, muss immer ein Zahlungsbeleg ausgestellt werden.

Das gilt auch, wenn Sie unter der Grenze von 15.000 € Umsatz/Jahr (davon min. 7.500 € in bar) bleiben. Die rechtliche Grundlage hierfür ist der Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht^[3] sowie die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)^[4].

Auf Basis der RKSV müssen Zahlungsbelege folgende Merkmale aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden Unternehmens
• Fortlaufende und eindeutige Belegnummer
• Tag der Belegerstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• Bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (zB QR-Code)

Unser Praxis Tipp: Zahlungsbelege per E-Mail versenden

Belege müssen nicht explizit ausgedruckt und dem Patienten in Form des bekannten Papierstreifens ausgehändigt werden. Die Übermittlung des Belegs per E-Mail ist gesetzlich nicht nur erlaubt erlaubt bzw. gleichbedeutend, sondern auch kosten- und umweltschonend.

Der Unterschied zwischen Rechnung und Zahlungsbeleg kurz zusammengefasst

Rechnung	Zahlungsbeleg
Vorgeschrieben aufgrund des Umsatzsteuergesetzes.	Vorgeschrieben aufgrund von Einzelaufzeichnungspflicht und RKSV.
Wird vor der Bezahlung ausgestellt.	Wird nach der Barzahlung ausgestellt.
Kann vom Patienten bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden.	Dient nur als Beleg der Barzahlung und kann nicht eingereicht werden.
Beinhaltet Absender und Rechnungsempfänger.	Beinhaltet nur Absender. Patientendaten sind aufgrund des Datenschutzgesetzes nicht Teil eines Belegs.
Kann storniert werden.	Kann nicht storniert, sondern nur durch einen Beleg mit negativer Summe aufgehoben werden.

Unser Praxis Tipp: Die richtige Software für Rechnungen und Zahlungsbelege verwenden.

Ein gutes Programm stellt sicher, dass Rechnungen und Zahlungsbelege nach den gesetzlichen Vorgaben erstellt werden. Die appointmed Praxissoftware für Ärzte fügt bei der Rechnungslegung beispielsweise automatisch eine kurze Diagnose hinzu und setzt den Vermerk “Betrag dankend erhalten” automatisch.

Sie können sich von den Funktionen selbst überzeugen und auf appointmed.com einen kostenlosen und unverbindlichen Test-Account erstellen.

 

^[1] https://www.wko.at/service/steuern/Umsatzsteuer-Rechnung-FAQ.html

^[2] https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1

^[3] https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1

^[4] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20009390&FassungVom=2017-04-01